LOG IND     UDSKRIV     SEND

> >

Aktuelle arrangementer

Tilmeld dig vores nyhedsbrev

Faglige artikler

FM Update


FORSIDE

DFM NETVÆRKS ÅRSKONFERENCE

AKTUELLE ARRANGEMENTER

DRIFTSHERREPRISEN

BLIV MEDLEM AF DFM NETVÆRK

OM DFM NETVÆRK

ARTIKLER

DFM NETVÆRKS UDVALG

NETVÆRK

OM FM - FACILITIES MANAGEMENT

FM - LITTERATUR

FM EFTERUDDANNELSE

DFM BENCHMARKING

KONTAKT

KUN FOR MEDLEMMER AF DFM NETVÆRK



EY kortlægger kommunal FM: Der kan spares 3,4 mia. kr.

Af: Svend Bie, direktør DFM netværk

EY har netop afleveret den mest omfattende analyse af facilities management i de danske kommuner nogensinde og den korte historie lyder: FM koster 15 mia. kr. om året i de 98 kommuner, og der kan spares 3,4 mia. kr., men det kræver at kommunerne udvikler ”modne” FM organisationer, der kan arbejde professionelt og strategisk ud fra kerneforretningens strategi og vision.

Rapporten går heldigvis langt dybere end blot at beskrive tal. Den gennemgår hvor langt kommunerne er kommet i deres udvikling og inddeler den i fem ”modenheds niveauer”, der ikke er så langt fra den udviklingstrappe, DFM netværk plejer at præsentere: ”Fra vicevært til innovator”.

EY konstaterer at ingen af kommunerne er nået til det øverste modenhedsniveau, men at en stor del af kommunerne i disse år arbejder med, hvordan de kan organisere FM, så FM bedre understøtter forretningen og drives effektivt. EY´s rapport går ikke ind i, om forudsætningen for at opbygge meget modne FM organisationer overhovedet er til stede i kommunerne. Det er f.eks. svært for FM at understøtte, at vi får kloge og handledygtige børn ud efter 9 år i folkeskolen, når kommunerne generelt ikke arbejder efter et sådant overordnet mål, men primært ser på, hvordan man gennemfører et vist antal lektioner uden at gå meget op i, om børn og lærere sløver hen på grund af mangel på ilt.

Rapporten giver et ret detaljeret overblik over de forskellige driftsomkostninger – et overblik som også private FM organisationer helt sikkert kan hente inspiration i. Generelt er der rigtig meget inspiration at hente i rapporten, men der er også kritik punkter: Rapporten følger ikke de definitioner på FM, der f.eks. er fastlagt i internationale standarter og som benyttes af DFM netværk – det svækker muligheden for gode drøftelser. Rapporten medtager ikke udgiften til anlæg/Real Estate, og det svækker rapporten at man har udeladt denne del af FM. At der er en stor svaghed ses tydeligt, når EY ofte vender tilbage til at det samlede areal er en væsentlig cost driver og at salg/køb af bygninger er et effektivt handlingsparameter. De fleste forretningsintegrerede FM organisationer har erfaret, at en god FM strategi forudsætter at man ved, om man ”har de rigtige bygninger de rigtige steder” og skal man etablere en moden FM organisation, så vil den helt naturligt indeholde Real Estate.

Rapporten tager udgangspunkt i 9 aktiviteter, der er meget operationelt beskrevet, og som man så kalder FM, Det er formentlig de aktiviteter, det er muligt at finde i regnskabstal for, men det betyder, at et andet meget væsentligt FM område, nemlig areal anvendelse eller spacemanagement ikke eksisterer som en aktivitet, når man beskriver status – men som tidligere nævnt indgår arealforbrug ofte i anbefalingerne.

Blandt de cases, som EY beskriver er Rigspolitiet, der fra 2010 satte et udviklingsarbejde i gang, der i 2014 fik tildelt Driftsherreprisen (som uddeles af Boligfonden KUBEN og DFM netværk) under overskriften ”et nyskabende partnerskab” som anerkendelse af succesen.

EY konstaterer:

-De mest modne case kommuner har haft et stærkt fokus på FM gennem en længere årrække i modsætning til de mest umodne kommuner

-Kommunerne vælger forskellige leverancemodeller, og de mest modne investerer i udviklingen af FM serviceydelser

-De mest modne kommuner har centraliseret hele eller store dele at deres FM organisation

-De mest modne kommuner bygger styring og udvikling af FM på et robust og konsolideret datagrundlag

-De mest modne kommuner realiserer gevinster ved implementering og af en koncerntilgang til FM

EY anbefaler:

- Strategi:
kommunerne bør altid arbejde med implementering af en FM strategi og, afhængigt af modenhed udvikler denne med en handlingsplan og klare KPIér samt en strategi for digitalisering af FM

- Organisering og styring:
Kommunerne bør etablere en klar leverancemodel for FM og udarbejde ledsagende procesbeskrivelser, der kan understøttes digitalt.

- Leverandør samarbejde:
Kommunerne bør implementere tiltag til konsolidering og genforhandling af kontrakter med henblik på at implementere først en balanceret incitament struktur og funktionskrav og siden outcom baserede aftaler i partnerskab.

- Gennemsigtighed og nøgletal
Kommunerne bør indkøbe og implementere FM systemer til etablering af et datagrundlag og KPIér. Systemet bør løbende udvides og integreres til økonomistyring, så der i sidste ende er et fuldt, dataunderstøttet styringsgrundlag til udvikling og identifikation af effektiviserings potentialer

- Standardisering og serviceniveauer
Kommunerne bør implementere standardiserede serviceniveauer for alle FM serviceydelser og dokumentere disse i service aftaler, der kan tilpasses efter lokale behov, og på sigt data om kunde og brugertilfredshed

- Brugerspil og kommunikation
kommunerne bør definere deres kunder og brugere af FM og implementere et ”single point of contact” og påbegynder strukturerede brugertilfredshedsundersøgelser.




Læs EY´s rapport her


DFM netværk - Borupvang 3 - DK-2750 Ballerup - Email: dfm@dfm-net.dk - Telefon: + 45 31 38 01 98